Fungsi Dan Cara Memakai Data Validation Pada Microsoft Excel

Fungsi Dan Cara Menggunakan DATA VALIDATION Pada Microsoft Excel - Data Validation merupakan satu dari beberapa fitur yang terdapat dalam Microsoft Excel.

Data Validation sanggup dipakai untuk memperlihatkan batasan dalam input data kedalam cell atau range dengan tujuan utama untuk memenuhi kriteria dalam penginputan data tersebut.

Penggunaan Data Validation ini selain memakai untuk memenuhi syarat juga sanggup menghindari kesalahan pada pada ketika diinput.

Dengan sanggup menghindari kesalahan maka data yang diperoleh dari hasil input tersebut benar - benar valid sesuai dengan yang ditentukan.

Cara Menggunakan Data Validation

Untuk membatasi pengisian cell atau range dalam Microsoft Excel telah disediakan fitur khusus yaitu Data Validation.

Dengan memakai fitur ini kita akan banyak mendapat manfaat, diantaranya sebagai berikut :

Memberikan batasan pada ketika Input Data dengan nilai atau format tertentu.
Membuat List atau sajian drop down untuk mempermudah proses input data.
Membuat pesan untuk memberitahukan jenis data apa yang harus diinput pada cell atau range tersebut.
Membatalkan input data jikalau tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.
Membatasi jumlah aksara text yang diinput ke dalam cell atau range Excel.

Fungsi Dan Cara Menggunakan DATA VALIDATION Pada Microsoft Excel Fungsi Dan Cara Menggunakan DATA VALIDATION Pada Microsoft Excel

Salah satu yang sering memakai Data Validation ialah menciptakan list atau sajian drop down, ini telah dibahas pada artikel yang lain, silahkan dipelajari.

Baca : Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Drop Down Pada Microsoft Excel

Selain 5 manfaat diatas masih banyak manfaat lain dari penggunaan fitur Data Validation ini dalam Excel.

Untuk memakai Menu Data Validation ini ikutilah beberapa langkah gampang dibawah ini :

Pilih cell atau range yang akan diberikan format dengan Data Validation.
Pilih sajian data validation dengan cara klik sajian Data lalu klik Data Validation.
Selanjutnya akan muncul obrolan box Data Validation tersebut.

Ada 3 tab pada sajian Data Validation yaitu Setting, Input Message dan Error Alert.

Apa saja fungsi dari ketiga tab tersebut dan bagaimana cara menggunakannya ? mari kita bahas satu persatu.

1. Data Validation Excel Tab Setting

Tab Setting pada Data Validation dipakai untuk mengatur validasi data serta untuk memperlihatkan batasan pada isi cell atau range sesuai dengan yang diinginkan.

Dalam tab ini terdapat sajian drop down dengan nama Allow. Dalam Allow ini terdapat 8 jenis validasi atau kriteria yang sanggup digunakan, yaitu :

Any value : tidak ada batasan apapun, semua format angka maupun teks sanggup diinput kedalam cell ini. Any value merupakan pilihan default sehingga format apapun sanggup dimasukan ke dalam cell atau range.
Whole number : sajian ini dipakai jikalau kita ingin data yang dimasukan mempunyai format number atau angka numerik saja. Selain format tersebut tidak sanggup diinput ke dalam cell ini.
Decimal : pada format ini data yang sanggup diinput ialah number atau angka numerik hingga dengan bilangan desimal.
List : Ini dipakai untuk menciptakan list dengan isi yang telah ditentukan. Biasanya ini dipakai untuk menciptakan sajian drop down.
Date :melakukan pembatasan ini cell hanya dengan format tanggal.
Time : membatasi isi hanya dengan kriteria waktu.
Text length : membatasi panjang tetxt yang sanggup diinput kedalam cell atau range tersebut.
Custom : menciptakan batasan dengan format yang dibentuk sendiri dengan rumus Excel.

Setelah menentukan Setting apa yang akan dipakai dalam membatasi pengisian cell atau range tersebut maka selanjutnya kita harus menentukan pengaturan selanjutnya pada sajian drop downyang berjulukan Data.

Posisi sajian drop down Data ada dibawah Allow dengan format yang sama yaitu drop down.

Dalam drop down Data ini terdapat 8 pengaturan yang sanggup dipilih, yaitu :

between : data yang diinput hanya merupakan diatara pengaturan tersebut, selain itu tidak akan sanggup dimasukan.
not between : merupakan kebalikan dari between, selain data terkait dalam pengaturan tersebut yang sanggup diinput atau diamasukan ke dalam Excel.
equal to : data yang sanggup dimasukan hanya yang sama dengan pengaturan.
not equal to : kebalikan dari equal to, data yang sanggup dimasukan hanya yang tidak sama dengan pengaturan.
greater than : data yang sanggup dimasukan lebih besar dari pengaturan.
less than : data yang sanggup dimasukan lebih kecil atau kurang dari pengaturan.
greater than or equal to : data yang sanggup dimasukan hanya yang lebih besar atau sama dengan pengatuan tersebut.
less than or equal to : data yang sanggup dimasukan hanya data yang lebih kecil atau sama dengan pengaturan.

Mohon diperhatikan, untuk pilihan Ignore Blank harus dibiarakan dalam keadaan tercentang dengan tujuan menghidari adanya error yang mungkin muncul ketika input data.

Dari 8 sajian Tab Setting 5 diataranya memakai parameter pemilihan diatas, sedangkan untuk any value, list dan custom berbeda atau tidak memakai parameter diatas.

List menyediakan kolom source yang sanggup dipakai untuk mengisi list atau sumber dari list yang terdapat dalam range atau cell tertentu.

List ini telah saya bahas dalam artikel cara menciptakan sajian drop down, silahkan dipelajari.

Sedangkan custome menyediakan pilihan kotak Formula, ini diisi dengan rumus yang dipakai untuk menciptakan batasan pada input data.

Setelah melaksanakan pengisian pada Tab Setting selanjutnya kita akan mengisi tab yang kedua yaitu Input Message.

2. Data Validation Excel Tab Input Message

Jika tab ini dipilih atau diaktifkan maka akan muncul pesan tertentu pada cell atau range ketika cell atau range tersebut dipilih ( mouse ditempelkan kepada cell/range tersebut ).

Tujuan dari pesan tersebut ialah memberitahukan kepada yang akan menginput data bahwa format yang sanggup dumasukan telah ditentukan contohnya text maksimal 10 atau hanya angka saja.

Tentu ini akan menghemat waktu atau proses input data dan otomatis akan diketahui format apa yang dimasukan kedalam range tersebut.

Setelah mengetahui format apa yang dimasukan maka input datapun akan sesuai dengan format yang telah ditentukan.

Untuk tab ini memang opsinya ialah tidak bersifat wajib sebab jikalau ridak diaktifkanpun format yang telah ditentukan dalam tab setting akan tetap sanggup berjala dengan baik.

Perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar diatas merupakan tampilan sajian Data Validation Tab Input Message. Gambar sebelah kiri merupakan settingan pada Tab Input message dan gambar sebelah kanan merupakan hasil dari settingan tersebut pada cell H3.

Untuk detail pengisiannya sanggup saya jelaskan ibarat pada urian dibawah ini, ikuti langkah - langkahnya supaya pesan tersebut sanggup muncul.

Pada pecahan Show input message when cell is selected terdapat kotak untuk dicentang. Jika ingin mengaktifkan ini maka kotak tresebut harus dicentang terlebih dahulu.

Jika kotak ini dipilih atau dicentang maka otomatis Excel akan menampilkan pesan pada cell atau range yang telah ditentukan.

Sebaliknya jikalau ini tidak dicentang maka Excel tidak akan menampilkan pesan tersebut.

Pada pecahan Title diisi dengan judul pesan yang akan ditampilkan. Ini sanggup diisi dengan apa saja yang terkait dengan pesan tersebut.

Dalam rujukan gambar diatas kolom Title ini saya isi dengan judul yang terkait dengan isi pesan yaitu "PESAN".

Selanjutnya pada kotak Input Message diisi dengan pesan yang akan ditampilkan. Tentu saja ini harus berkaitan dengan format apa yang harus dimasukan kedalam range tersebut.

Dalam rujukan diatas saya masukan pesan " Input data antara angka 1 hingga dengan 10.

Ini akan memperlihatkan informasi bahwa range tersebut harus diisi angka dengan batasan antara 1 hingga dengan 10.

3. Data Validation Excel Tab Error Alert

Tab Error Alert dipakai untuk melaksanakan pengaturan pesan peringatan jikalau data yang diinput tidak sesuai dengan pengatura yang telah ditentukan pada tab setting.

Misalnya jikalau range tersebut hanya sanggup diinput dengan angka tetapi kita input dengan teks maka otomatis akan muncul peringatan bahwa kita salah menginput data.

Dengan adanya peringatan ini maka kita akan mengetahui data apa yang seharusnya diinput kedalam range tersebut.

Selain untuk memperlihatkan informasi ini juga berfungsi untuk melaksanakan pencegahan terhadap kesalahan input yang mungkin muncul pada data yang sedang kita olah.

Perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar diatas merupakan tampilan dari Data Validation Tab Error Alert. Gambar sebelah kiri merupakan sajian dari error alert yang harus diisi.

Gambar disebelah kanan merupakan message error yang didapatkan dari hasil pengisian error alert tersebut.

Untuk cara pengisian Data Validation Tab Error Alert ibarat diatas sanggup saya uraikan ibarat dibawah ini.

Pertama pastikan pecahan "Show error alert after after invalid data is entered" tercentang. Jika ini dicentang maka otomatis Excel akan menampilkan error ketika ada kesalahan input yang tidak sesuai dengan ketentuan.

Sebaliknya jikalau dikosongkan maka Excel tidak akan menampilkan pesan tersebut pada cell yang terjadi kesalahan input.

Selanjutnya dalam tab Style pilih gambar yang akan ditampilkan. Ada 3 pilihan yaitu Stop, Warning dan Information.

Selanjutnya ialah mengisi box Title, ini diisi dengan judul dari pesan yang akan ditampilkan.

Pengaturan yang terakhir ialah error message, ini diisi dengan pesan error yang akanditampilkan.

Untuk contohnya perhatikan gambar diatas, sebelah kiri merupakan settingnya dan sebelah kanan hasil atau pesan error yang muncul.

Itulah klarifikasi perihal cara pengisian Data Validation untuk menciptakan pengaturan dan pembatasan pada input serta untuk menampilkan pesan error jikalau terjadi kesalahan input.

Cara Menghilangkan Setting Data Validation

Jika setting pada Data validation sudah tidak gunakan lagi maka kita harus menghapusnya.

Untuk menghapusnya ikuti langkah - langkah berikut ini :

Pilih cell/range yang akan dihilangkan validationnya.
Pilih sajian Data Validation.
Pilih Clear All.
Terkahir klik Ok.

Itulah yang sanggup saya jelaskan perihal Fungsi dan cara memakai data validation pada Microsoft Excel.

Jika ada hal yang akan ditanyakan silahkan isi kolom komentar dibawah artikel ini. Semoga artikel ini bermanfaat.