Sering menghadiri rapat kantor? Jika iya, coba tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah rapat yang dihadiri selalu berakhir sesuai dengan ekspektasi atau justru malah menjadi ajang mengobrol dalam waktu yang lama.
Jika rapat yang Anda ikuti selama ini tidak dimulai dan selesai sempurna waktu atau seringkali tidak hingga pada sebuah simpulan, sudah niscaya rapat kantor yang Rekan Kerja hadiri tidak mencapai tujuan.
Untuk sanggup mengadakan rapat kantor yang efektif dan efisien, melalui aplikasi ruangkerja, Elsa Christine, seorang praktisi di bidang komunikasi dan sumber daya insan telah memperlihatkan beberapa triknya menyerupai berikut:
1. Tentukan agenda rapat
Agenda rapat yang terang menciptakan rapat lebih efisien (Sumber: theodysseyonline.com)
Banyak permintaan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan permintaan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja. Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk menciptakan rapat lebih efektif. Menurut Christine, agenda rapat akan menciptakan para permintaan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang sanggup mempersiapkan bahan dengan baik. Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur.
Dengan memaparkan agenda dan permintaan rapat, pertemuan sanggup berlangsung lebih efektif alasannya ialah setiap orang yang tiba sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.
2. Tentukan jumlah permintaan rapat
Jumlah penerima yang terlalu banyak menciptakan rapat tidak aman dan efektif (Sumber: shutterstock.com)
Banyak rapat seringkali dihadiri oleh puluhan orang. Selain terasa sesak, situasi tersebut terang sangat tidak efektif alasannya ialah tidak semua orang dalam ruangan akan memperlihatkan donasi bagi pertemuan tersebut. Karena itu sebagai penyelenggara rapat, sebaiknya Anda memilih berapa jumlah orang yang dibutuhkan hadir supaya rapat menjadi lebih fokus.
3. Undang orang yang tepat
Pastikan semua penerima rapat yang diundang sanggup berkontribusi (Sumber: niceimgro.pw)
Berkaitan dengan poin sebelumnya, sesudah memilih jumlah permintaan rapat, langkah selanjutnya yang wajib Anda lakukan ialah menentukan audience sesuai dengan topik meeting. Jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi seputar taktik pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya Anda hanya mengundang tim dari divisi marketing saja. Hal ini penting alasannya ialah dibutuhkan setiap orang yang diundang memahami topik yang akan dibahas dan bisa memperlihatkan masukan atau inspirasi yang bisa menghasilkan solusi.
Mengundang seseorang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat hanya akan menciptakan pertemuan berjalan usang dan tidak menghasilkan solusi apapun. Bisa jadi Anda justru harus mengadakan rapat lain alasannya ialah audience yang tidak tepat.
4. Selalu siapkan catatan
Catat setiap poin penting rapat supaya tidak ketinggalan isu (Sumber: financialservicesinstitute.wordpress.com)
Kehadiran notulen dalam setiap rapat sangatlah penting untuk mencatat setiap poin dan inspirasi yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut. Sayangnya, seringkali notulen tidak bisa merangkum semua poin dan melewatkan beberapa hal.
Untuk menghindari hal tersebut, sebaiknya sebagai penyelenggara rapat Anda mengimbau seluruh permintaan supaya menyiapkan catatan. Jangan gunakan perangkat elektronik menyerupai telepon genggam atau laptop dalam mencatat alasannya ialah hal itu justru bisa mengalihkan perhatian penerima rapat. Menggunakan gawai hanya akan menciptakan audience rapat termakan untuk membuka hal lain di luar agenda rapat sehingga pertemuan menjadi maksimal.
5. Tepat waktu
Datang sempurna waktu sanggup menciptakan rapat lebih efektif (Sumber: cheatsheet.com)
Bicara perihal waktu, sudah menjadi diam-diam umum bahwa kebanyakan rapat seringnya mulai terlambat atau tidak selesai sempurna waktu. Untuk mengatasi hal tersebut, Christine menyarankan penyelenggara rapat supaya menciptakan waktu pertemuan yang ganjil. Jika biasanya Anda mengadakan rapat dengan waktu genap menyerupai pukul 10 pagi atau jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak biasa menyerupai pukul 09.26.
Cara tersebut dinilai efektif alasannya ialah permintaan rapat akan lebih banyak bertanya untuk mengonfirmasi waktu meeting dan mendorong mereka untuk terus memperhatikan jam. Dengan begitu audience rapat bisa hadir sempurna waktu di daerah pertemuan. Selain menciptakan waktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa Anda lakukan ialah memajukan jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya.
Rekan Kerja, itu tadi trik yang sanggup Anda lakukan untuk mengadakan rapat efektif dan efisien. Selain beberapa cara di atas, hal penting lainnya yang harus diingat ialah jangan pernah tiba terlambat sebagai penyelenggara rapat. Selalu tiba sempurna waktu untuk mempersiapkan bahan dan memberi referensi yang baik.
Jangan lupa, baca artikel menarik lainnya yang bisa membantu menunjang karier Anda di blog atau aplikasi ruangkerja yang sanggup diunduh melalui Play Store atau App Store. Selamat mencoba, Rekan Kerja!
Mari berteman dengan saya
Follow my Instagram _yudha58
0 Response to "Cara Jitu Buat Rapat Kantor Yang Efektif Dan Efisien"
Posting Komentar